Digitalisoinnin tuoma lisäarvo kunnan palveluihin

Digitalisoinnin tuoma lisäarvo kunnan palveluihin

Kuntalaisten käyttämät kuntapalvelut voivat olla työintensiivisiä ja aikaa vieviä. Kun palveluprosessit etenevät jouhevammin ja vaivattomammin, voidaan näiden etenemiseen tarvittavien yksinkertaisten ja manuaalisten vaiheiden sähköistämisellä säästää kunnan henkilöstön aikaa kuntalaisten auttamiseen.

Kuntalaiset voivat monen palvelun kohdalla olla aloitteellisia ja käynnistää tarvitsemansa palveluprosessin itse. Tarvittavien esitietojen, asiakirjojen ja dokumenttien tallentaminen kuntalaisen toimesta palveluprosessin alussa nopeuttaa niiden käsittelyä. Sähköisesti ohjattu palveluprosessi huolehtii, että asiat siirtyvät automaattisesti käsittelijöille ja päätöksentekijöille aina edellisen vaiheen valmistuttua.

Sähköinen prosessi mahdollistaa sen, että jokaisella tähän liittyvällä henkilöllä on tarvittavat tiedot ja asiaan liittyvät dokumentit helposti saatavilla. Turha paperien käsittely sekä aikaa vievä paikasta toiseen liikuttelu voidaan unohtaa. Kaikilla osapuolilla on koko ajan tieto missä vaiheessa prosessi on sekä ennustettavuus sen odotetusta läpimenoajasta. Käsittelijöiden on mahdollista pyytää nopeasti kollegiaalisia kommentteja ja arvioita poikkeuksellisiin tapauksiin itse prosessin ollessa vielä kesken.

Mobiili korvaa yhä enenevässä määrin tavallisen tietokoneen ja näin ollen mahdollistaa reaaliaikaisen työskentelyn ajasta ja paikasta riippumatta. Mobiililaitteiden tuki sähköisesti ohjatussa palvelussa mahdollistaa myös digitaalisessa muodossa olevan materiaalin kuten kuvien, laskujen, lomakkeiden yms. lisäämisen ja liittämisen käsiteltävään asiaan prosessin eri vaiheissa. Vahva tekstintunnistus on edellytys tehokkaalle luokittelulle, joka osaa yhdistää liitettävän materiaalin käsiteltävään asiaan automaattisesti.

Digitalisoinnilla saatava lisäarvo näkyy kuntalaisten kokemana tasapuolisena, yhdenmukaisena ja nopeampana palveluna. Vastaavasti kuntaorganisaation näkökulmasta palveluprosessin tehokkuus lisää tehtävän työn mielekkyyttä turhien työtehtäviin liittymättömien manuaalisten vaiheiden jäädessä pois. Samalla organisaation omaksuman ja oppiman tiedon uudelleen käytöllä voidaan nopeuttaa prosessia ja parantaa kuntalaisten saaman palvelun laatua.

Tervetuloa keskustelemaan aiheesta lisää sekä tapaamaan meitä Kuntamarkkinoille osastollemme 2.21. Nähdään Kuntamarkkinoilla!

Mikko Hörkkö, Toimitusjohtaja, Elinar Oy