Näillä vinkeillä onnistut HRM-järjestelmähankkeessa

Näillä vinkeillä onnistut HRM-järjestelmähankkeessa

HRM-järjestelmähankkeessa ei ole pelkästään kyse teknologisesta uudistuksesta. Onnistunut hanke lähtee liikkeelle siitä mitä hyötyjä uudella teknologialla on organisaation kannalta. Lisäksi muutosjohtamisen tulee olla hyvää, jotta uusi järjestelmä otetaan vastaan positiivisesti ja sen käyttöönotto koetaan työtä helpottavaksi tekijäksi – ei ylimääräiseksi vaivaksi. Ota talteen seuraavat vinkit!

1. Osta vain sitä mitä tarvitset

Vaikka uudistamisen lumossa saatat innostua uudistamaan oikein kunnolla, kannattaa kuitenkin keskittyä siihen, mikä on aidosti olennaista. Mieti, mitä tietoa henkilöstöstä tarvitaan ja mitä prosesseja järjestelmän tulisi tukea. Älä tuhlaa resursseja sellaiseen, mitä organisaatiossa ei tarvita.

2. Ole tarkkana budjetin kanssa

Budjetissa ja aikataulussa pysyminen vaatii tarkkaa suunnittelua. Kokonaiskustannukset ja aikataulu voivat helposti karata käsistä, jos suunnittelutyö on jätetty puolitiehen. Jotta budjetissa ja aikataulussa pysytään, tulee sopimuksen kaikkien osapuolien olla selkeästi kärryillä siitä, mitä kaikkea tarjouksen hinta sisältää ja mistä projektin kokonaiskustannukset muodostuvat.

3. Suunnittele järjestelmäkokonaisuus ja integraatiot huolella

Yllättävät lisäkustannukset syntyvät yleensä siitä, että suunnittelussa ei olla otettu järjestelmäkokonaisuutta riittävän hyvin huomioon. Jos HRM-järjestelmän lisäksi uusitaan muita järjestelmiä, niiden väliset integraatiot voivat aiheuttaa lisäkustannuksia. Sen vuoksi suunnittelussa tulisi olla selvää, mitä muita järjestelmiä on tarkoitus käyttää uuden HRM-järjestelmän rinnalla ja miten tiedon pitäisi liikkua niiden välillä.

4. Kokoa tehokas ja osaava projektiryhmä

Järjestelmähanke vaatii muutosmyönteistä ja uudistumishaluista asennetta. Kokoa noin kuuden hengen projektiryhmä, jolla on asenne kohdallaan, tarpeeksi aikaa ja kykyä viedä projektia eteenpäin sekä valtuudet tehdä päätöksiä. Projektiryhmällä on iso rooli HRM-järjestelmähankkeen onnistumisessa. Heiltä vaaditaan ketteryyttä ja reagointikykyä. Hyvässä projektiryhmässä olisi hyvä olla edustettuna palkanlaskenta, henkilöstöhallinto sekä keskijohto, joka tuntee sekä ylemmän johdon, että työntekijöiden arkea.

5. Pilko projekti ja koulutus pienempiin osiin

Etene järjestelmäprojektissa vaiheittain. Suunnittele järjestelmätoimittajan kanssa mistä lähdetään liikkeelle ja mitkä ovat seuraavat stepit. Etene myös koulutuksessa askel askeleelta, sitä mukaa kun järjestelmän osiot saadaan käyttöön.

Juha Reiman, Product Owner, Accountor HR Solutions