Kuka reboottaisi kuntien digitalisaation?

Kuka reboottaisi kuntien digitalisaation?

Julkispalvelujen tuottavuusloikka ei synny pikkunäppärillä appseilla ja nettipalveluilla. Nekin ovat hyödyllisiä, mutta liian usein digitalisaatio jää loppukäyttäjille ja asiakkaille näkyvän julkisivun koristeluun. Todellinen tuottavuusloikka ponnistaa syvemmältä.

Kuntalaisille suunnattuja palveluja digitalisoidaan vauhdilla, mutta valitettavan usein merkittävimmät tehokkuushyödyt jäävät saamatta. Syynä on prosessiuudistusten unohtaminen, vaikka digitalisaatiossa on pohjimmiltaan kysymys koko prosessin valjastamisesta asiakaslähtöiseen palvelutuotantoon. Jos kuntien tuottavuudessa halutaan harpata oikein kunnon loikka digitalisaation keinoin, hallinnon prosessien digitalisaatioon pitää satsata paljon nykyistä enemmän. Tuottavuuden parantaminen onnistuu vasta, kun palveluun kytkeytyvät ydintietojärjestelmät ovat tähän valmiita.

Olennaista digitalisoinnissa ovat mm. integraatiot sekä tietojen oikeellisuudesta huolehtiminen. Tukiprosessien kohdalla automatisaatiolla ja robotiikalla voidaan saavuttaa merkittäviä säästöjä. Väitän, että satsaamalla vähänkin automatisaatioon, voidaan joka toinen hallinnon työpaikka siirtää palvelutuotantoon.

Lisäksi koko palvelua ja sen tuotantoa tulisi osata katsoa uusin silmin. Kyseenalaistaa nykyinen tapa ja miettiä, voisiko digitalisaation keinoin tehdä asiat toisin, kuten musiikkiteollisuudessa tapahtui. Vinyyliäänilevy ja Spotify-palvelu eivät juurikaan muistuta toisiaan. Tuotannon ja jakelun digitalisoinnin myötä koko business muutti muotoaan.

Hyvä esimerkki kuntien sisäisten tukiprosessien tehostamisesta löytyy Espoosta. Digitalisoimalla 11 000 työntekijän lomakäsittelyprosessin Espoon kaupunki on arvioinut saavuttavansa avullamme jopa 20 henkilötyövuoden tehostumishyödyt. Lisäksi näiden tietojen digitaalisen arkistoinnin myötä säästyy noin 300 000 paperiarkkia vuodessa.

Asioiden kyseenalaistaminen saati innovaatioiden synnyttäminen ei ole helppoa. Miten siis päästä eteenpäin?

Omassa arjessani, asiakastyössä, olen todennut ideointityöpajojen ja palvelumuotoilun olevan suureksi avuksi innovaatioiden synnyttämisessä. Ideoiden jalostuttua niiden kevyt käytännön testaaminen, prototypointi, auttaa hiomaan yksityiskohtia ja säästämään pitkän pennin ennen kuin palvelukehitykseen investoidaan enemmän. Ja sitten kun investoidaan, ideat kannattaa toteuttaa ketterin menetelmin.

Digitalisaatio ei ole vain sitä, miltä se näyttää. Se on paljon enemmän. Ja pintaa syvemmällä.

Juha Ruokari, kehitysjohtaja, CGI