Sote-uudistus on Suomen suurin liikkeenluovutus – henkilöstö- ja palkkahallinnon järjestelmät avainroolissa

Sote-uudistus on Suomen suurin liikkeenluovutus – henkilöstö- ja palkkahallinnon järjestelmät avainroolissa

Kunnista siirtyy sote- ja maakuntauudistuksessa yli 200 000 henkilötyövuotta. Tässä myllerryksessä muutoksenhallinta on avainasemassa. Päätösten pohjana on oltava oikeaa tietoa, jotta kustannukset eivät karkaa ja asioita tehdään heti mahdollisimman oikein.

Sote-uudistus on Suomen suurin liikkeenluovutus. Siksipä tukiprosessien täytyy toimia katkotta ja automatisoidusti sen mahdollistamiseksi. Tukiprosesseissa on kysymys asiakaslupauksesta henkilöstölle ja sidosryhmille – siitä, että kaikki toimii ja mm. palkat ja laskut maksetaan ajallaan. Talous- ja henkilöstöhallinto ovat tukipalvelujen keskiössä ja näiden liittymärajapinnat eri toimijoiden ja sisäisten järjestelmien välillä on oltava toiminnassa, jotta hallinnossa ei jouduta tekemään valtavaa määrää manuaalista työtä päivittämään tietoja käsin.

Tärkeää muutosvaiheessa on se, että tiedot ovat ajan tasalla ja oikein kirjattuna järjestelmiin, esimerkiksi uusista organisaatioista, tiimeistä ja esimiehistä. Nyt olisi järkevää antaa myös työntekijöille välineet omien tietojensa päivittämiseen. Näin myös tiedot esimerkiksi henkilöiden töistä ja niiden edellyttämistä kelpoisuuksista ja työluvista löytyvät ajantasaisina. Jos henkilöstön osaamiseen liittyvä tieto on hallussa, organisaatiolla on välineet hallita muutosta todellisen tiedon kautta. Tämän jälkeen automatisoitu järjestelmä hoitaa tiedon oikeellisuuden tarkistukset.

Digitalisaatiosta tulevat säästöt on myös hyvä huomioida osana muutosta. Esimerkiksi palkkahallinnon järjestelmissä avainasemassa ovat sellaiset toiminnot, joilla voidaan päästä eroon rutiinityöstä ja näin pienentää kustannuksia. Kuten esimerkiksi kattava laskenta-automaatio, hajautettu tietojen syöttö mahdollisuus, virheettömyyden varmistaminen ja mahdollisimman tuotteistetut liittymä- ja konversiomahdollisuudet.

Automaattinen takautuva laskenta, keskeytyksiin liittyvä automatiikka, lopputiliautomatiikka ja massamuutokset eivät termeinä ehkä puhuttele päätöksentekijöitä, mutta tämän kaltainen laaja automatiikka mahdollistaa joustavan ja kustannustehokkaan toiminnan myös muutoksen keskellä ja välittömästi sen jälkeen. ”Sote-rakenteiden uudistuessa myös palkkajärjestelmän pitää mukautua joustavasti. Muutokset ovat helpompia, kun samassa järjestelmässä pystytään hoitamaan useiden organisaatioiden palkanlaskenta samanaikaisesti.” kommentoi Kaija Lappalainen Itä-Savon Sairaanhoitopiiristä.

Mari Eklund, toimitusjohtaja, Aditro Public Oy