Valitukset ovat osa kilpailutusarkea

Valitukset ovat osa kilpailutusarkea

On havaittavissa, että varsinkin taloudellisesti haasteellisina aikoina moni yhteishankintakilpailutus päätyy markkinaoikeuden tai korkeimman hallinto-oikeuden arvioitavaksi. Se ei kuitenkaan tarkoita, että kilpailutus olisi toteutettu puutteellisesti tai virheellisesti.

Tarjouspyynnön tekeminen on pikkutarkkaa työtä, jolloin hankinta-asiantuntijoilla on oltava käytössään runsaasti tuote- ja alakohtaista tietoa markkinoilta, asiakkailta ja omista kokemuksista. Aina ei ole helppoa löytää perusteita, joilla kahta tuotetta tai palvelua voi vertailla keskenään samanarvoisesti.

Mikäli tarjouspyynnön vertailukori jää liian yksinkertaiseksi tai suppeaksi, valitusriski pienenee, mutta sopimus ei välttämättä takaa asiakkaalle parhaita mahdollisia hintoja tai ehtoja. Jos tarjouspyyntö taas laaditaan liian monisyiseksi ja ehdoiltaan liian tiukaksi, ei saada riittävästi kilpailukykyisiä tarjouksia. Yhteishankintayksikön, jonka asiakaskunta muodostuu monentyyppisistä organisaatioista ja tarpeista, roolina on hakea ratkaisua siitä väliltä.

Etukäteen mietitty sopimushallinta varmistaa myös laatu- ja hintatason säilymisen koko sopimuskauden läpi. Tämä puolestaan edellyttää kilpailuttajalta ammattitaitoa ja laaja-alaista osaamista nostaa neuvottelupöytään usein tiukkojakin kysymyksiä.

KL-Kuntahankinnat on kokoluokaltaan ja sopimusvolyymiltaan iso valtakunnallinen toimija Suomessa, joten sen tekemien päätöksien osalta valituskynnys saattaa olla matalampi. Hankintalaki antaa kaikille kilpailutukseen osallistuneille ja tarjousvertailuun päässeille yrityksille mahdollisuuden valittaa päätöksestä.

Valitusprosessi markkinaoikeudessa kestää noin kuusi kuukautta. Jos jatkovalitus tulee, lopullista päätöstä korkeimmalta hallinto-oikeudelta voi joutua odottamaan jopa pari vuotta. Prosessin ajaksi tehdään yleensä voittaneen tarjoajan kanssa väliaikainen sopimus, jotta asiakkaat omien voimassa olevien sopimustensa päätyttyä pääsevät hyödyntämään uutta puitesopimusta.

Sitoutumalla sopimukseen asiakasorganisaatio ei joudu itse vastaamaan mahdollisesta valitusprosessista, siihen liittyvien vastineiden tuottamisesta, edellisiin liittyvistä oikeudenkäyntikustannuksista sekä hyvitys- ja seuraamusmaksuista, koska KL-Kuntahankinnat hoitaa nämä asiakkaidensa puolesta.

Edulliset hinnat ja kilpailutusosaaminen eivät siis ole ainoita järkeviä syitä sitoutua yhteishankintoihin, mikä kannattaisi tehdä suuremman neuvotteluvoiman turvaamiksi mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.