Käänteinen kilpailutus painottaa laatua

Käänteinen kilpailutus painottaa laatua

Kilpailutetut hankinnat eivät aina ole edullisin ratkaisu tilaajalle. Tavoitellut säästöt voivat jäädä saavuttamatta, jos laatu ei vastaakaan haluttua. Käänteisessä kilpailutuksessa tarjoukset vertaillaan pelkästään laadullisin perustein, hinta ei enää määritä valintaa.

Käänteinen kilpailutus haastaa myös tilaajan, sillä hänellä on oltava hyvä käsitys tilaamansa työn sopivasta hinnasta ja laatuperusteista, joiden avulla tarjoukset asetetaan paremmuusjärjestykseen. Erilaiset palvelu- ja urakkahankinnat soveltuvat käänteiseen kilpailutukseen erityisesti silloin, kun kilpailutuksessa on kokonaisuus, joka sisältää useita vertailukelpoisesti arvioitavia osa-alueita.

Mitä käänteinen kilpailutus vaatii kilpailuttajalta?

Käänteinen kilpailutus on tehokkaimmillaan kilpailuttajan antaessa riittävästi tietoa kilpailutettavasta kohteesta. Se vaatii tahtoa käydä tarjoajien kanssa markkinavuoropuhelua, joka voi auttaa myös kilpailutuksen vertailuperusteiden laatimisessa ja niiden arviointikriteereiden valikoitumisessa.

Käänteisen kilpailuttamisen malli on tehtävä aina uudestaan tapauskohtaisesti. Täysin samaa mallia ei voi skaalata kilpailutettavien kohteiden erilaisuuden vuoksi. Palveluhankintojen kohdalla myös tavoitteiden huolellinen laatiminen on ensiarvoisen tärkeää ja ne on syytä miettiä loppuun asti.

Kolme vinkkiä käänteisen kilpailuttamisen aloittamiseen ovat: samat lähtötiedot jokaiselle toimijalle, katse kokonaisuuteen ja tulevaisuuteen sekä omien tavoitteiden kirkastaminen.

Vertailuperusteiden määrittely työläintä

Kattavat markkinavuoropuhelut luovat hyvän pohjan myös kilpailutuksen vertailuperusteiden laatimiselle ja niiden arviointikriteerien valikoitumiselle. Vertailuperusteiden laatiminen on käänteisen kilpailuttamisen vaativin ja työläin vaihe.

Perusteet pitää rakentaa siten, että niiden avulla nähdään tarjoajien väliset erot. Haasteet ovat vertailuperusteiden asettamisessa ja kuvaamisessa. Tarjouspyynnöstä on käytävä ilmi, mihin hankintapäätös perustuu. Myös vertailuperusteiden käytön on oltava perusteltavissa. Ennen kilpailutusta onkin hyvä määritellä loppukäyttäjän kanssa todelliset tarpeet.

Käänteisen kilpailutuksen hyötyjä

Jos tarjoaja haluaa voittaa kilpailutuksen, hän yleensä käyttää kaiken osaamisensa tarjouksessaan. Näin voi syntyä uusia innovaatioita, jotka kilpailuttaja saa kaupan päälle. Käänteisestä kilpailutuksesta voi loppujen lopuksi hyötyä tilaaja, loppukäyttäjä sekä tarjoaja itse.