Kuntapäättäjä, haasta itsesi johtamaan julkisia hankintoja!

Kalle Pinni, yksikön päällikkö, Hansel Oy5.7.2021

Yksi keino selventää sitä, mitä hankinnoissa halutaan painottaa, on laatia tavoitteita kokoava hankintastrategia. Hankintastrategian tavoitteena on nostaa hankintojen suunnitteluun ja toteutukseen mukaan niitä asioita, jotka kunta kokee tärkeimmiksi. Linjaukset pitää tehdä ylätasolla ja ajoissa, jotta ne otetaan huomioon jokaisen hankinnan valmisteluvaiheessa.

Jotta voi tehdä valveutuneita päätöksiä siitä, mihin paukut kannattaa asettaa, tulee tietää missä tilassa räjäytettävä asia on. Oman hankintakokonaisuuden ymmärtämiseksi on tarjolla erilaisia työkaluja ja hankintojaan kannattaakin analysoida huolella.

Jos haluaa tehdä omasta toiminnastaan hiilineutraalimpaa, kannattaa selvittää, mistä hankintakokonaisuuksista jää suurin hiilijalanjälki. Jos taas haluaa edesauttaa uuden yritystoiminnan syntymistä, kannattaa tunnistaa omat vahvuudet ja heikkoudet innovatiivisten hankintojen toteuttamisessa ja löytää oma innovaatiopotentiaali.

Rahojen käytön seuraaminen kannattaa, sillä se paljastaa nykyisen strategian painopisteet. Hankinta-analyysistä selviää muun muassa, mille vastuualueille hankinnat kohdistuvat sekä millaisilta toimittajilta ja millä summilla niitä on tehty. Analyysien avulla voi myös selvittää, onko sanotun ja eletyn todellisuuden välillä eroja.

Usein intohimoja aiheuttaa vaatimukset oman alueen yritystoiminnan tukemisesta. Kaikenlainen suosiminen julkisten hankintojen yhteydessä on alan ammattilaiselle kuitenkin kauhistus. Julkisissa hankinnoissa kaikkia on kohdeltava tasapuolisesti ja syrjimättä. Käytännössä mutkattomimmin paikallisuutta voi huomioida pienhankinnoissa, joita ei kilpailuteta.

Kilpailutettavissa julkisissa hankinnoissa paikallista näkökulmaa voi huomioida erilaisilla hankinnan kohteelle asetettavilla vaatimuksilla, jotka voivat liittyä vaikka palvelun jatkuvuuteen, tuotteiden tuoreuteen tai niiden saatavuuteen. Tuulesta vaatimuksia ei kuitenkaan voi temmata, vaan niiden pitää uskottavasti ja perustellusti liittyä hankinnan kohteeseen.

Kunnan hankintasuunnitelmista kannattaa kertoa avoimesti ja etukäteen muillekin, sillä vuoropuhelu paikallisten toimijoiden kanssa yleensä aktivoi heitä myös tarjoamaan.

Hankintojen ohjauksen lisäksi viisas päättäjä kiinnittää huomiota myös hankintojen organisointiin. Siis siihen, että hankintojen toteuttajilla on riittävät onnistumisen edellytykset oman työnsä toteuttamiseksi.

Kalle Pinni, yksikön päällikkö, Hansel Oy