1. Rekisterinpitäjä
Kuntamarkkinat/KL-Kustannus Oy (1111116-0)
Toinen linja 14
00530 HELSINKI
2. Rekisteriasiat
Kuntamarkkinat-tapahtuman asiakaspalvelu vastaa viimeistään kolmen arkipäivän kuluessa rekisteröintiä koskeviin ongelmiin ja palautteisiin.
Sähköposti kuntamarkkinat@kuntalehti.fi
3. Tietosuojavastaava
Tietosuojavastaavana toimii Juha Aartoaho (tietosuojavastaava@kuntaliitto.fi)
4. Rekisterin nimi
Kuntamarkkinoiden kävijä- ja asiakasrekisteri
5. Rekisteröityjen ryhmät
Rekisterissä käsitellään seuraavien henkilöryhmien tietoja:
- Kuntamarkkinoilla kävijät / verkon kautta osallistuvat
- Kuntamarkkinoiden potentiaaliset kävijät
- Kuntamarkkinoiden kumppanit ja näiden hyödyntämät toimittajat (esim. tavaratoimittajat)
- Kuntamarkkinoiden järjestämisessä käytettävät toimittajat
- Kuntamarkkinoiden seminaari- ja tietoiskupuhujat
6. Henkilötietojen käyttötarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään seuraaviin käyttötarkoituksiin:
- Turvallisuuden varmistamiseen
- Tapahtumaviestintään
- Tapahtumamarkkinointiin
- Järjestämispalveluiden tilaamiseen ja laskutukseen
- Rekisteröidyn aktiiviseen toimintaan perustuva tiedon luovuttaminen (Lisää tieto kohdassa 9)
Kumppaneiden tietoiskujen ja seminaaripuhujien henkilötietoja käytetään ko. tilaisuuksista viestimiseen ja tapahtuman markkinointiin.
Henkilötietojen käsittely perustuu pääsääntöisesti oikeutettuun etuun (mm. turvallisuuden varmistaminen, tapahtumaviestintä, –markkinointi ja rekisteröidyn aktiiviseen toimintaa perustuva tiedon luovuttaminen) sekä sopimukseen (järjestämispalveluiden tilaaminen ja laskutus).
Kumppanit ja kävijät voivat tilata KL-Kustannuksen yhteistyökumppaneilta lisäpalveluita, joista yhteistyökumppanit vastaavat ja veloittavat itsenäisesti. Rekisterinpitäjä ei vastaa tähän liittyvistä henkilötiedoista.
7. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot ja näiden suunniteltu säilytysaika
- Nimi ja yhteystiedot (sähköpostiosoite ja postinumero)
- Työhön liittyvät perustiedot (esim. työnantaja ja asema/titteli)
- Tieto missä käynyt tapahtumassa, kumppaneiden osastot, tietoiskut ja seminaarit
Kumppaneiden ja toimittajien tietoja säilytetään järjestelmässä 4 vuotta, laskutusjärjestelmässä kirjanpitolakien mukainen säilytysaika.
Kävijöiden tietoja säilytetään 2 vuotta kerran vuodessa järjestettävän tapahtuman jälkeen. Poistaminen tehdään kerran vuodessa.
Puhujien henkilötietoja säilytetään 2 vuotta kerran vuodessa järjestettävän tapahtuman jälkeen. Poistaminen tehdään kerran vuodessa.
Potentiaalisten kävijöiden tietoja rekisterinpitäjä säilyttää niin pitkään kuin näkee tarpeelliseksi.
8. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin ensisijaisena tietolähteenä käytetään kävijärekisteröitymistä. Rekisterinpitäjä voi lisätä rekisteriin potentiaalisia kävijöitä asemansa puolesta. Toimittajien yhteyshenkilöistä rekisterinpitäjä voi itsenäisesti kerätä tietoa, vaikka nämä eivät itse rekisteröityisi kävijäksi tapahtumaan.
9. Henkilötietojen vastaanottajat ja luovutukset
Rekisteröityjen tietoja käsittelee KL-Kustannuksen Kuntamarkkinoiden nimetyt järjestäjähenkilöt. Tietoja voidaan luovuttaa Kuntaliitto-konsernin sisällä asiakasrekistereihin tämän tietosuojaselosteen kohdassa 6 kuvattuihin käyttötarkoituksiin, kuitenkin noudattaen aina voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Rekisteristä voidaan luovuttaa rekisteröityneiden henkilötietoja kumppaneille sekä tietoiskujen ja seminaarien järjestäjille, joille rekisteröity on itse antanut oikeudet saada henkilötiedot tai rekisteröidyn aktiivisen toiminnan perusteella (mm. osallistuminen kumppanien ohjelmiin, vuorovaikutteiseen viestintään, kyselyihin, kilpailuihin tai nimikortin QR-koodin skannattavaksi antaminen).
Muutoin rekisterin tietoja ei luovuteta Kuntaliitto-konsernin ulkopuolisten toimijoiden käyttöön, muuten kuin asiakkaan nimenomaisella suostumuksella.
10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, silloin kun se on käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Siirron yhteydessä varmistamme, että henkilötietojen käsittely tapahtuu EU:n/ETA-alueella voimassa olevaa henkilötietojen suojaa noudattaen EU:n hyväksymiä vakiolausekkeita tai muuta vastaavaa järjestelyä.
11. Rekisterin suojauksen periaatteet
Yksittäisen henkilön asiakastiedot ovat vain Kuntamarkkinoiden/KL-Kustannus Oy:n henkilökunnan sekä erilaisten rekisterinpitoon liittyvien alihankkijoiden nähtävissä. Käyttöoikeudet asiakastietoihin annetaan työntekijöille siinä laajuudessa kuin kunkin työtehtävät sitä edellyttävät. Tietojärjestelmässä olevia tietoja käytetään käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Tietojärjestelmät on suojattu ja päivitetty asianmukaisesti.
12. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsyä häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos käsittely tapahtuu rekisteröidyn suostumukseen perustuen.
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Rekisteröidyllä on milloin tahansa peruuttaa suostumukseen perustuva henkilötietojen käsittelyoikeus.
Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
Rekisteröidylle toimitetaan tarvittavat tässä tietosuojaselosteessa annetut tiedot, kun henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä tai kun henkilötietoja ei ole saatu suoraan rekisteröidyltä. Henkilötietojen antaminen ei ole lakisääteinen tai sopimukseen tai sopimuksen tekemiseen perustuva vaatimus. Kaikkien Kuntamarkkinat-tapahtumassa kävijöiden /ilmoittautuvien tulee antaa perushenkilötietonsa turvallisuuden takaamiseksi.
Rekisterissä ei ole käytössä automaattista päätöksentekoa kuten esim. profilointia.
Kuntamarkkinat/KL-Kustannus Oy
Dataskyddsbeskrivning
1. Personuppgiftsansvarig
Kommunmarknaden/KL-Kustannus Oy (1111116-0)
Andra linjen 14
00530 HELSINGFORS
2. Registerärenden
Kundtjänsten för evenemanget Kommunmarknaden svarar senast inom tre vardagar på frågor som gäller registreringen eller respons.
E-post kuntamarkkinat@kuntalehti.fi
3. Dataskyddsombud
Dataskyddsombudet är Juha Aartoaho (dataskyddsombud@kommunforbundet.fi)
4. Registrets namn
Kommunmarknadens besökar- och kundregister
5. Kategorier av registrerade
I registret behandlas uppgifter om följande persongrupper:
- Kommunmarknadens besökare/deltagare via webben
- Potentiella besökare på Kommunmarknaden
- Partners på Kommunmarknaden och de leverantörer utställarna anlitar (t.ex. varuleverantörer)
- Leverantörer som anlitas vid arrangerandet av Kommunmarknaden
- Talare vid Kommunmarknadens seminarier och informationsinslag
6. Användningsändamål för personuppgifterna och dess rättsliga grund
Personuppgifter behandlas för följande ändamål:
- Säkerhetssynpunkter
- Information om evenemanget
- Marknadsföring av evenemanget
- Beställning och fakturering av arrangemangstjänster
- Utlämnande av uppgifter som baserar sig på den registrerades aktiva verksamhet (Mer information under punkt 9)
Personuppgifter med anknytning till informationsinslag och talare vid seminarierna används för information om programpunkterna och för marknadsföring av evenemanget.
Behandlingen av personuppgifter grundar sig i huvudsak på berättigat intresse (bl.a. säkerhetssynpunkter, information om och marknadsföring av evenemanget och utlämnande av uppgifter som baserar sig på den registrerades aktiva verksamhet) samt på avtal (beställning och fakturering av arrangemangstjänster).
Partner och besökare kan beställa tilläggstjänster av KL-Kustannus samarbetspartner och då ansvarar och fakturerar samarbetspartnerna separat för tjänsterna. Den personuppgiftsansvarige ansvarar inte för personuppgifter i anknytning till detta.
7. Personuppgifter som införs i registret och planerad förvaringstid
- Namn och kontaktuppgifter (e-postadress och postnummer)
- Basinformation i anslutning till arbetet (t.ex. arbetsgivare och ställning/titel)
- Information om programpunkter personen besökt, partnernas avdelningar, informationsinslag och
- seminarier
Uppgifter om partner och leverantörer förvaras i systemet i 4 år och i faktureringssystemet enligt den förvaringstid som anges i bokföringslagstiftningen.
Uppgifter om besökare förvaras i 2 års tid efter ett evenemang som arrangeras årligen. Radering av uppgifterna utförs en gång per år.
Uppgifter om talare förvaras i 2 års tid efter ett evenemang som arrangeras årligen. Radering av uppgifterna utförs en gång per år.
Uppgifter om potentiella besökare förvaras så länge den personuppgiftsansvarige anser det nödvändigt.
8. Regelmässiga informationskällor
Besökarregistreringen används som främsta informationskälla för registret. Den personuppgiftsansvarige kan lägga till potentiella besökare i registret i kraft av sin ställning. Den personuppgiftsansvarige kan självständigt samla in uppgifter om leverantörernas kontaktpersoner även om dessa inte själva registrerar sig som besökare vid evenemanget.
9. Mottagare av personuppgifter och utlämnande av uppgifter
De registrerades personuppgifter kan lämnas ut ur registret till samarbetspartner samt arrangörer av informationsinslag och seminarier till vilken den registrerade själv gett rätten att få personuppgifter eller på grundval av den registrerades aktiva verksamhet (s.s. deltagande i samarbetspartners program, interaktiv kommunikation, enkäter, tävlingar och skanning av namnkortets QR-kod).
I övrigt lämnas uppgifter ur registret inte till aktörer utanför Kommunförbundets koncern utan kundens uttryckliga samtycke.
10. Överföring av uppgifter utanför EU eller EES
Uppgifter kan överföras utanför EU eller EES i sådana fall där det på grund av tekniskt genomförande är nödvändigt. I samband med överföringen säkerställer vi att behandlingen av personuppgifterna sker med iakttagande av det skydd för personuppgifter som gäller inom EU/EES-området och de standardklausuler eller andra motsvarande arrangemang som EU har godkänt.
11. Principerna för skydd av registret
En enskild persons kunduppgifter är tillgängliga endast för Kommunmarknadens/KL-Kustannus Oy:s personal samt olika underleverantörer i anslutning till registerföringen. Rätt att använda uppgifterna ges de anställda i den omfattning respektive arbetsuppgifter förutsätter det. Uppgifterna i datasystemet används med användarnamn och lösenord. Datasystemen är regelrätt skyddade och uppdaterade.
12. Rättigheter som gäller behandlingen av personuppgifter
Den registrerade har rätt att begära tillgång till personuppgifter som gäller honom eller henne själv samt rätt att begära rättelse eller radering av personuppgifterna eller begränsning av behandlingen av personuppgifterna eller att invända mot behandlingen.
Om behandlingen av personuppgifter sker med stöd av den registrerades samtycke har den registrerade rätt att få ut de personuppgifter som rör honom eller henne, och som han eller hon har tillhandahållit den personuppgiftsansvarige, i ett allmänt använt och maskinläsbart format. Den registrerade har också rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig.
Varje registrerad har rätt att lämna in ett klagomål till den behöriga tillsynsmyndigheten eller tillsynsmyndigheten i den EU-medlemsstat där den registrerade har sin hemvist eller sitt arbete, om den registrerade anser att hans eller hennes personuppgifter inte har behandlats i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.
Om rätten att behandla personuppgifter grundar sig på den registrerades samtycke har den registrerade rätt att när som helst återkalla sitt samtycke.
Den personuppgiftsansvarige kan begära att den registrerade preciserar sin anhållan skriftligen och bestyrker sin identitet innan anhållan behandlas. Den personuppgiftsansvarige kan vägra tillmötesgå den registrerades begäran på de grunder som anges i den aktuella lagstiftningen.
Nödvändig information som angetts i denna dataskyddsbeskrivning ska ges den registrerade när personuppgifter samlas in hos den registrerade eller när personuppgifterna inte erhållits direkt från den registrerade. Att ge personuppgifter är inte ett lagstadgat eller avtalsenligt krav eller ett krav för att avtal ska kunna ingås. Alla som besöker/anmäler sig till evenemanget Kommunmarknaden måste av säkerhetsskäl lämna sina personuppgifter.
I registret används inte automatiserat beslutsfattande, såsom profilering.
Kommunmarknaden/KL-Kustannus Oy