KUMPPANUUTTA JA SPONSOROINTIA KOSKEVAT YLEISET EHDOT KUNTAMARKKINAT 2025
1. Osapuolet
Kuntamarkkinoiden (jäljempänä myös ”Tapahtuma”) järjestämisessä vuonna 2025 ovat osallisina seuraavat tahot:
- Tapahtuman tuottaja (jäljempänä ”Tuottaja”): KL-Kustannus Oy, 1111116-0,
Toinen linja 14, 00530 Helsinki- Näyttelyn rakentaja (jäljempänä ”Rakentaja”): Globex Oy, 0485132-0
- Kuntatalon ravintoloitsija (jäljempänä ”Ravintoloitsija”): Dylan Linjat, Toothpicks and Honey Oy, 2112598-8
- Kumppanina tapahtumaan osallistuva organisaatio (jäljempänä ”Kumppani”)
Tuottajasta ja Kumppanista käytetään näissä ehdoissa myös nimitystä ”Osapuoli” tai yhdessä ”Osapuolet”.
2. Yleisten ehtojen soveltaminen
Näitä yleisiä ehtoja sovelletaan Osapuolten välillä Tapahtumaa koskien.
3. Sopimuksen tausta ja tarkoitus
Kuntamarkkinat on Kuntaliiton ja KL-Kustannus Oy:n järjestämä ammattitapahtuma kunta-alan toimijoille. Kuntamarkkinat järjestetään 17.-18.9.2025 Kuntatalolla Helsingissä. Normaalisti virastokäytössä olevat Kuntatalon tilat muuntuvat Kuntamarkkinoiden ajaksi tapahtuma-alueeksi. Tämä vaatii erityisjärjestelyjä muun muassa kokoustilojen ja kulkureittien suhteen.
Tapahtuma koostuu kumppaninäyttelystä sekä ohjelmasta Kuntatalolla. Kuntamarkkinoita markkinoidaan tapahtuman kohderyhmälle aktiivisesti ja monikanavaisesti. Vuonna 2024 Kuntatalolla toteutetussa Tapahtumassa vieraili kahden päivän aikana noin 6 700 kävijää.
4. Tapahtumakumppanuudesta sopiminen
Kumppani ja Tuottaja sopivat kumppanuudesta. Kumppani tekee näyttelypaikan ja kumppanipaketin varauksen verkkokaupassa. Kumppani hyväksyy kumppanuutta ja sponsorointia koskevat yleiset ehdot varauksen tehdessään.
Tuottaja lähettää Kumppanille varauksesta erillisen tilausvahvistuksen sähköpostilla. Varaus muuttuu molempia Osapuolia sitovaksi 7 vrk:n kuluttua edellä mainitun sähköpostin päiväyksestä, mikäli kummallakaan Osapuolella ei ole aihetta huomautuksiin.
Tuottaja ei vastaa Tapahtuman osallistujien lukumäärästä tai Kumppanin järjestämien puheenvuorojen eli tietoiskujen tai muun oheisohjelman osallistujamäärästä. Tuottaja vastaa Kumppanin näkyvyydestä valitussa kumppanipaketissa esitetyin ehdoin.
Tuottaja lähettää Kumppanin yhteyshenkilölle linkin, jonka kautta Kumppani pääsee täyttämään omat tietonsa Kuntamarkkinoiden tapahtumajärjestelmään, josta ne julkaistaan valitussa kumppanipaketissa esitetyin ehdoin. Julkaisu edellyttää, että kumppani täyttää tiedot Tuottajan määrittelemiin määräaikoihin mennessä.
Kumppanilla on oikeus puheenvuorojen eli tietoiskujen järjestämiseen, arvonnan, tietovisan ym. oheisohjelman järjestämiseen ja tuotteidensa tai palvelujensa esittelyyn Tapahtumassa vain Kumppanipaketissa ja näissä yleisissä ehdoissa esitetyin ehdoin.
Kumppani vastaa kaikesta järjestämästään oheisohjelmasta, kuten tietoiskuista, arvonnoista ja kilpailuista.
5. Puheenvuorot eli tietoiskut
Kokoustiloissa on rajoitetusti tiettyjä kellonaikoja tietoiskuille. Ajat varataan verkkokaupan kautta varausjärjestyksessä. Tuottaja luovuttaa Kumppanille skannaamalla keräämänsä Kumppanin ohjelmaan osallistuneiden tiedot viimeistään tapahtuman jälkeen.
Kumppani vastaa kaikista järjestämistään puheenvuoroistaan eli tietoiskuista.
6. Myyntitoiminta tapahtuma-alueella
Kumppanit eivät saa harjoittaa vähittäismyyntiä tapahtuma-alueella tapahtuman aikana, ellei siitä ole sovittu kirjallisesti erikseen Tuottajan kanssa.
Kuntatalon Ravintoloitsijalla on yksinoikeus kahvila- ja ravintolatoimintaan. Yksinoikeus koskee myös elintarvikkeiden valmistusta ja jakelua näyttelyosastolla, esimerkiksi kahvia ja virvokkeita. Kumppanilla on mahdollisuus tilata Ravintoloitsijalta elintarvikkeita jaettavaksi osastollaan.
Tuottaja ei vastaa Kumppanin Ravintoloitsijalta mahdollisesti tilaamista erillisistä kahvila- ja ravintolapalveluista. Kahvila- ja ravintolapalveluiden virheistä reklamoidaan suoraan Ravintoloitsijalle. Syntyneet erimielisyydet ratkaistaan yksinomaan Kumppanin ja Ravintoloitsijan kesken.
7. Yleinen järjestys ja turvallisuus tapahtuma-alueella
Tuottaja vastaa tapahtuma-alueen vartioinnista ja yleisestä järjestyksestä. Paloturvallisuuden vuoksi näyttelytiloissa tulee noudattaa erityistä varovaisuutta.
Kumppanin henkilökunnan tulee käyttää tapahtumapassia, josta tulee ilmetä asianomaisen henkilön ja Kumppanin nimi. Kortti on pidettävä näkyvästi esillä niin tapahtuman aikana kuin näyttelytiloja rakennettaessa ja purettaessakin.
Tuottaja voi asettaa Kumppanille ja sen henkilökunnalle Tapahtumaan osallistumisen edellytykseksi velvollisuuden käyttää Tapahtumassa kasvosuojainta sekä velvoittaa Kumppanin ja sen henkilökunnan suorittamaan tarvittaessa myös muita tarpeellisia hygieniatoimia Tapahtuman aikaisen voimassa olevan lainsäädännön puitteissa.
8. Vastuu vahingoista
Osapuolella on oikeus saada vahingonkorvausta toisen Osapuolen sopimusrikkomuksesta aiheutuneesta välittömästä vahingosta, mutta ei välillisestä vahingosta.
Tuottaja ei vastaa sähköjen tai verkkoliikenteen tilapäisestä katkoksesta tai kolmannen osapuolen verkkopalvelujen ennakoimattomista häiriötilanteista Kumppanille aiheutuneista vahingoista tai force majeure tilanteiden aiheuttamista vahingoista.
Näiden ehtojen mukaiset vahingonkorvausvelvollisuuden rajoitukset eivät koske tapausta, jossa Osapuoli on aiheuttanut vahingon tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella.
Tuottaja ei vastaa käyttämiensä aliurakoitsijoiden Kumppanille aiheuttamista vahingoista. Tuottaja ei vastaa Kumppanin omaisuuden häviämisestä, katoamisesta eikä tuhoutumisesta. Kumppanin tulee huolehtia omaisuutensa tarpeellisesta vakuuttamisesta. Kumppani vastaa oman toimintansa ja käyttämiensä aliurakoitsijoiden aiheuttamista kaikista vahingoista.
9. Kumppanin järjestämät arvonnat, kilpailut ja muu ohjeisohjelma
Kumppani vastaa kaikesta järjestämästään oheisohjelmasta, kuten arvonnoista ja kilpailuista. Kumppani toteuttaa arvonnat, kilpailut ja muun ohjeisohjelman omien järjestelmiensä avulla. Kumppanin tulee huolehtia siitä, että Kumppanin arvontojen, kilpailujen ja muun oheisohjelman järjestämiseen käyttämät järjestelmät ja muut järjestelyt ovat tietoturvallisia ja noudattavat tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä, mm. EU:n yleinen tietosuoja-asetusta.
Mikäli Kumppani kerää Kumppanin järjestämiin arvontoihin, kilpailuihin ja muuhun oheisohjelmaan osallistuvien henkilöiden henkilötietoja, on Kumppani näiden henkilötietojen osalta rekisterinpitäjä. Tällöin Kumppanin on huolehdittava myös siitä, että Kumppanin tietosuojaseloste on ko. henkilöiden saatavilla tietosuojaa koskevan lainsäännön edellyttämällä tavalla.
10. Ylivoimainen este
Vapauttamisperusteeksi (force majeure) katsotaan sellainen sopimuksen täyttämisen estävä ja sopimuksen syntymisen jälkeen sattunut epätavallinen ja asiaan vaikuttava tapahtuma, jota Osapuolten ei ole ollut syytä ottaa huomioon sopimusta tehtäessä ja joka on Osapuolista riippumaton, eikä sen estävää vaikutusta voida poistaa ilman kohtuuttomia lisäkustannuksia tai kohtuutonta ajanhukkaa. Tällainen tapahtuma voi olla sota, kapina, sisäinen levottomuus, viranomaisen suorittama pakko-otto tai takavarikko julkiseen tarpeeseen, tuonti- tai vientikielto, luonnon mullistus, pandemia, tietoliikenneyhteyksien katkeaminen, palvelunestohyökkäys, yleisen liikenteen tai energiajakelun keskeytys, lakko tai muu työselkkaus, tulipalo, mittava vesivahinko, tilaisuuden järjestämiseen olennaisesti vaikuttavaan omaisuuteen kohdistuva ilkivalta, varkaus tai muu vaikutuksiltaan yhtä merkittävä ja epätavallinen sopijapuolista riippumaton syy.
Osapuolet eivät menetä oikeuttaan vedota pandemiaan vapauttamisperusteena, vaikka pandemia on ollut tiedossa sopimusta tehtäessä, mikäli pandemian konkreettiset vaikutukset sopimusvelvoitteiden täyttämisen osalta ilmenevät vasta myöhemmin.
Alihankkijan viivästys katsotaan vapauttamisperusteeksi vain siinä tapauksessa, että alihankkijan viivästys johtuu edellä tarkoitetusta esteestä eikä alihankintaa voida ilman kohtuutonta ajanhukkaa tai kustannuksia suorittaa muualta.
Osapuolten on viipymättä ilmoitettava ylivoimaisesta esteestä toiselle Osapuolelle samoin kuin esteen lakkaamisesta, minkä jälkeen Osapuolten on viimeistään sovittava sen vaikutuksesta sopimuksen täyttämiseen. Tuottaja ei palauta Kumppanille ylivoimaisen esteen seurauksena mahdollisesti katteettomaksi jäävää Kumppanin maksamaa osallistumismaksua.
Mikäli näyttelyä ei kuitenkaan voida toteuttaa terveysturvallisesti esimerkiksi muuttuneen pandemiatilanteen vuoksi, Tuottaja palauttaa suoritetut osastomaksut täysimääräisesti. Tuottaja ei suorita palautettavalle osastomaksulle viivästyskorkoa tai muuta vastaavaa korvausta.
Kumpikin Osapuoli saa purkaa sopimuksen kokonaan tai osittain, jos sopimuksen täyttäminen ylivoimaisen esteen johdosta estää tai keskeyttää Tapahtuman toteutumisen.
11. Sopimuksen siirtäminen
Kumppanilla ei ole oikeutta osaksikaan siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle ilman Tuottajan suostumusta. Tuottajalla on, ilmoittamalla siitä kirjallisesti Kumppanille, oikeus siirtää sopimus sellaiselle kolmannelle osapuolelle, jolle Tuottajan tehtävät osaksi tai kokonaan siirtyvät.
Sopimusmuutokset on tehtävä kirjallisesti. Kirjallisiksi katsotaan myös sähköisessä muodossa (esim. sähköpostitse) tehdyt ilmoitukset tai muutokset.
12. Kumppanipakettien laskutus
Kumppanipakettien sisältö ja hinta on esitetty kumppanipakettien kuvauksessa. Verkkokaupassa esitettyihin hintoihin lisätään voimassa oleva yleinen arvonlisävero.
Mikäli näyttelypaikalle tulee useampi kumppani, on siitä sovittava sopimusta tehdessä Tuottajan kanssa. Kaikille kumppaneille tehdään oma sopimus. Kaikkien Kumppaneiden tulee toimittaa Tuottajalle tämän pyytämät yhteystiedot.
Tuottaja veloittaa 900 eur + voimassa oleva yleinen alv. sellaisilta kumppaneilta, jotka ovat yhteisosastolla pääkumppanin kanssa.
Vuoden 2025 Kuntamarkkinoiden kumppanipaketit ja lisätilaukset Tuottaja laskuttaa Kumppanilta seuraavasti:
- 14.3.2025 mennessä vahvistetut varaukset laskutetaan kahdessa erässä; 50 % erääntyy 31.3.2025 ja 50 % erääntyy 30.5.2025.
- 14.3.2025 jälkeen tehdyt varaukset laskutetaan kokonaisuudessaan yhdessä erässä heti kun vahvistus on tullut voimaan.
- Kumppanin tekemät lisätilaukset, joita ei ole laskutettu tapahtumaan mennessä, erääntyvät 30.9.2025.
13. Kumppanuuden peruuttaminen ja osaston käyttöoikeuden palautuminen Tuottajalle
Kumppanilla on oikeus perua osallistumisensa 7 vuorokauden kuluessa Tuottajan sähköpostilla lähettämän, kohdassa 4 mainitun tilausvahvistuksen päiväyksestä. Peruutus on tehtävä kirjallisesti.
Mikäli peruutus tapahtuu ennen 30.6.2025, on Tuottajalla oikeus velottaa 50 % vahvistetusta osallistumishinnasta. Mikäli peruutus tapahtuu 30.6.2025 jälkeen tai sopimus on tehty 30.6.2025 jälkeen ja Kumppani peruu, Tuottajalla on oikeus periä maksut täysimääräisenä vahvistetun osallistumismaksun mukaisesti.
Näyttelyosaston käyttöoikeus palautuu Tuottajalle, mikäli Kumppani peruu osallistumisensa, ei suorita osallistumismaksuja määräajassa, ei ota näyttelytilaa käyttöönsä viimeistään tapahtumaa edeltävänä päivänä kello 16.00 mennessä tai rikkoo muutoin osallistumisehtoja. Tuottajalla on oikeus myydä näyttelytila uudelleen.
14. Näyttelyosasto ja sen rakentaminen
Kumppanilla on oikeus tuotteidensa esittelyyn tai jakeluun ainoastaan varaamallaan näyttelypaikalla.
Kumppanille toimitetaan asemapiirros, josta ilmenee näyttelyosaston sijainti. Näyttelyosaston sijainti määrätään ottaen huomioon turvallisuusnäkökohdat ja Rakentajan ohjeet.
Rakentaja huolehtii näyttelyosaston peruskalusteiden pystyttämisestä. Näyttelyosaston peruskalustus määritellään kohdan 1 tarkoittamassa vahvistuksessa. Kumppanin omien rakenteiden käyttämiseen tulee saada Rakentajan lupa. Kumppanin tulee ottaa huomioon turvallisuutta ja paloturvallisuutta koskevat säännökset ja määräykset. K-kerroksessa sijaitsevien tilojen osalta Kumppaniin tulee varautua omia rakenteita asentaessaan lattiapinnan kallistuksiin.
Kumppanin tulee etukäteen hyväksyttää näyttelytilan rakentamista ja somistamista koskeva suunnitelma Rakentajalla, mikäli osastopaikka on nk. lattiapaikka. Muussa tapauksessa Rakentajalla tai Tuottajalla on oikeus tehdä muutoksia rakenteisiin ja somisteisiin.
Rakennukseen ei saa asentaa kiinnikkeitä, tms. laitteita, jotka voivat vahingoittaa rakennuksen rakenteita. Osastoja ei saa tyhjentää eikä purkaa ennen virallisen purkuajan alkamista. Kumppani vastaa kustannuksellaan näyttelyosaston rakentamiseen liittyvien omien rakenteiden asentamisesta ja näyttelyosaston somistamisesta sekä purkamisesta. Kumppani palauttaa alueen sellaiseen kuntoon, kuin se oli ennen rakentamista.
15. Näyttelyn tekniset järjestelyt ja liitynnät sekä siivous
Tuottaja vastaa tapahtuma-alueen yleisvalaistuksesta ja siivouksesta. Kumppani tilaa verkkokaupasta näyttelyosastolla tarvittavat lisäsähköt ja tietoliikenneyhteydet sekä sopii tarvittaessa niiden asennukseen liittyvistä töistä Rakentajan kanssa.
Kaikki sähköasennukset suoritetaan Rakentajan toimesta. Tietoliikenneyhteyksissä tarvittavat asennustyöt suorittaa Kuntaliitolle ict-palvelut tuottava Inservio Oy. Tuottaja laskuttaa Kumppania asennuspalveluista tapahtuman jälkeen. Sähköjännite on 380V, 50 Hz.
16. Erimielisyydet ja sovellettava laki
Näihin yleisiin ehtoihin liittyvät erimielisyydet ratkaistaan ensisijaisesti Osapuolten keskinäisin neuvotteluin. Mikäli erimielisyys ei ratkea neuvotteluin, erimielisyydet jätetään ratkaistavaksi ensiasteena Helsingin käräjäoikeuteen. Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia, ei kuitenkaan sen kansainvälistä lainvalintaa koskevia säännöksiä.