Kuntien tulisi enemmän hyödyntää mahdollisuuttaan kilpailuttaa tietojärjestelmiä. Monen vuoden ajan trendinä on ollut välttää kilpailuttamista, vaikka siitä olisi lukuisia hyötyjä.
Kilpailuttamalla voidaan valita kunnalle sopivin ja toiminnan kehitystä parhaiten tukeva järjestelmä järkevään hintaan. Moni kunta hankkii tietojärjestelmiä in-house hankintoina, mikä ei aina ole optimaalisin vaihtoehto, sillä hankittu palvelukokonaisuus voi olla selvästi kalliimpi, mutta ei välttämättä yhtä pitkälle kehitetty, kuin markkinoilla olevat muut vaihtoehdot.
Kilpailuttaminen on mainettaan yksinkertaisempaa
Hankintalaki ei määritä tarkasti tarjouspyynnön sisältöä, vaan asettaa muutamat periaatteet reunaehdoiksi. Tasapuolisuus, syrjimättömyys, avoimuus ja suhteellisuus ovat lain tärkeimmät puitteet. Hankintalain mukainen toimiva tarjouspyyntö on helppo koostaa, vaikka toisin monesti luullaan.
Kilpailuttamiseen ei myöskään ole aina tarvetta hankkia ulkopuolisia konsultteja. Usein konsultit tekevät kilpailutuksesta aivan liian monimutkaisen ja ihan turhaan. Lisäksi heiltä saattaa puuttua substanssiosaamista, joka hankaloittaa hankinnan määrittelyä ja saattaa johtaa vääränlaiseen lopputulokseen.
Monesti kilpailutuksissa tulee vastaan sadoittain järjestelmävaatimuksia. Pitää kuitenkin muistaa, että suuri määrä vaatimuksia ei automaattisesti takaa onnistunutta lopputulosta, mutta se tarkoittaa lähes varmasti jonkinlaista kehitysprojektia toimittajalle ja lisätöitä myös hankintayksikölle. Tulisi siis heti aluksi miettiä, hankitaanko valmista tuotetta vai kehitysprojektia.
Neuvottelumenettely soveltuu hankintamuotona parhaiten tietojärjestelmäkilpailutuksiin, kunhan ymmärretään, ettei lopputulosta kannata määritellä liian tiukasti heti alussa. Neuvottelemalla kunta voi rakentaa itselleen sopivan ja toimivan kilpailutuksen, jonka lopputulos on toimintaa hyvin tukeva järjestelmäkokonaisuus.
Näin etenet tietojärjestelmän kilpailutuksessa:
1. Nykytilanteen arviointi ja tarpeiden määrittely
2. Tutustu järjestelmävaihtoehtoihin
3. Valitse kilpailutusmenetelmä
4. Määrittele tarjouspyynnön sisältö
5. Julkaise tarjouspyyntö
6. Vertaile tarjouksia ja tee hankintapäätös
Kattavamman artikkelin aiheesta sekä kilpailutusoppaamme löydät kokonaisuudessaan kotisivuiltamme.