Jotta voimme johtaa tiedolla, tiedon pitää olla kattavaa, oikea-aikaista, eheää, pätevää (validia) ja luotettavaa. Jos tieto ei ole kaikkea tätä, sen pohjalta tehtävät analyysit ja analyysin pohjalta tehdyt tulkinnat tai päätökset menevät helposti metsään. Jos päätöksenteko perustuu laaduttomalle datalle voi käydä niin, että seuraukset ovat ennakoimattomia tai että ratkaistavaksi aiottu ongelma ei poistu tai jopa pahenee. Jos tietoa siis lähdetään keräämään päätöksenteon perustaksi, se on tehtävä kunnolla.
Tiedon kerääminen on prosessi
Kuinka sitten voimme tuottaa laadukasta tietoa? Tiedon keräämistä on tarkasteltava prosessina, ja prosessin jokaisen vaiheen riskit on tunnistettava ja minimoitava. Ensinnäkin on pohdittava mittareita. Mittarit on valittava tavoitteiden mukaan, eikä toisinpäin. Lisäksi on varmistettava, että valittu mittari mittaa sitä, mitä sen on tarkoitus mitata. Tiettyä ilmiötä varten pitää olla myös tarpeeksi monta mittaria.
Toisekseen mittareiden pitää olla sellaisia, että niitä varten voi tosiasiallisesti tuottaa tietoa. Vaikka tunnistettaisiin todella hyödyllistä tietoa tuottava mittari, mutta tiedon kerääminen sitä varten olisi liian vaikeaa, mittaria olisi arvioitava uudelleen tai se olisi jopa hylättävä.
Asiakastyön kirjaukset muodostavat tiedon pohjan
Suuri osa kotoutumista ja kotoutumispalveluita koskevasta datasta perustuu asiakastyötä tekevien ammattilaisten tekemiin kirjauksiin. Olisi siis varmistettava, että kirjaukset ovat laadukkaita. Se vaatii sekä osaavaa henkilöstöä että jo edellä mainittua vaivattomuutta. Jos kirjaus on vain tilastointia varten, ei tue asiakastyön sujumista ja on lisäksi työläs, se jää helposti tekemättä. Tiedon tuotantoa varten kirjausten olisi hyvä tuottaa rakenteistettua tietoa, mikä taas tarkoittaa sitä, että käyttäjäystävälliset avoimet kentät pitäisi minimoida. Kirjausten onnistumista olisi hyvä tukea myös ennakkoon suunnittelemalla järjestelmää tulevien käyttäjien kanssa, käyttöönottokoulutuksilla ja asiantuntijoiden perehdyttämisellä kirjausten tekoon.
Kirjoittaja: KEHA-keskus, hankepäällikkö Antti Kanniainen, Koto-digi
Tervetuloa kuulemaan lisää KEHA-keskuksen kotoutumisen tietoiskuun Kuntamarkkinoilla 18.9. klo 12 sekä tutustumaan palveluihimme K-kerroksen ständillä 0M5!