Hanselin tehtävänä on tuottaa tehokkuutta ja säästöjä julkishallintoon. Intuitio ja talousteoria sanovat, että hankintojen kilpailutuksia keskittämällä voidaan saada aikaan säästöjä. Teimme intuition tueksi laskelmat, joissa on otettu huomioon tuotteiden ja palveluiden hinta sekä kilpailuttamiseen ja sopimuskauden aikaiseen hallinnointiin käytetty työaika. Laskelmien mukaan yhteishankintoja hyödyntäneet hankintayksiköt säästivät vuonna 2024 hinnoissa yhteensä noin 284 miljoonaa euroa ja prosessikustannuksissa 39 miljoonaa euroa. Keskimääräinen kokonaissäästöprosentti on noin 16.
Hintasäästöjen arviointi vaikuttaa yksinkertaiselta: verrataan yhteishankinnan kautta hankitun tuotteen hintaa vastaavaan, hankintayksikön itse tekemään hankintaan. Todellisuudessa tähän liittyy monia haasteita, ja säästöjä joudutaan arvioimaan suuntaa-antavilla menetelmillä. Käytimme useampaa tapaa riippuen siitä, mitä tietoja minkäkin yhteishankinnan kohdalla oli saatavilla. Tapoja olivat muun muassa vertaaminen ”markkinahintaan”, yhteishankinnan alennusprosentit suhteessa ”markkinahintaan” ja vertaaminen edellisen yhteishankinnan hintatasoon.
Prosessisäästöjen arviointiin Tanskan yhteishankintayksikkö SKIllä oli käytössä hyvä malli, jonka sovitimme Suomeen sopivaksi. Malli arvioi, paljonko työaikaa yhteishankintojen käyttö vaatii verrattuna vastaavan kilpailutuksen tekemiseen itse.
Malli perustuu arvioihin eri kokoisten ja vaikeusastetta olevien hankintojen työläydestä sekä oletuksiin siitä, kuinka paljon itse vs. yhteishankintojen kautta tehtyjen hankintojen työläys eroaa toisistaan. Otimme huomioon paitsi hankinnan valmisteluun ja kilpailuttamiseen menevän työajan, myös sopimuskauden aikaisen työn.
Tanskalaisilta sovitetun mallin puutteena on se, ettei se ota huomioon yhteishankintakohtaisia etuja, joita asiakkaille tarjoamme (työkalut, mallipohjat, tuki minikisoihin jne.). Nämäkin tuottavat rahanarvoista hyötyä, mutta suoraa arvoa on vaikea todentaa. Säästöprosenttien lisäksi on mielekästä nostaa yhteishankinnoilla saavutettavien hyötyjen tunnusluvuiksi myös muita tietoja, kuten tarjousten lukumääriä ja hyviä sopimusehtoja.
Tärkeä oppi on ollut myös se, että luonteeltaan epävarmojen säästölaskelmien tekemisessä pitää tehdä kompromissi laskelmien täydellisen luotettavuuden ja käytetyn työajan välillä.
Yhteishankintojen säästölaskelmista on tehty ensimmäiset versiot ja samalla opittu haasteista. Entistäkin paremmat tuotetaan varmasti jatkossa säännöllisesti!