Oletteko joskus havahtuneet omassa elämässänne tilanteeseen, jossa elämää ”helpottamaan” tehty hankinta on määritellyt arkeanne uusiksi, eikä kaikki ole sellaista kuin tavoittelitte?
Inhimillistä on, että ihminen sopeutuu. Uutta puhelinta varten tarvitaan pikalaturi ja takki, jossa on isommat taskut. Muutos synnyttää aina kehitystä ja sitä rataa… Määrittelemmekö muutoksen sisällön vai tuleeko muutos meille annettuna?
Sopeutumisen mentaliteetti on havaittavissa useissa organisaatioissa, joiden kanssa olen urani aikana saanut tarkastella taloushallinnon ja johtamisen prosesseja. Kun halutaan kehitystä, päätetään uudistaa prosessin osa, jotta voidaan todeta kehitystä tapahtuvan. Itse asiassa saadaankin vain uusi mutka matkaan ja jälleen sopeudutaan.
Kuinka usein uskalletaan tarkastella ohjelmiston roolia taloushallinnon prosessissa? Onko se mutka matkassa pakollinen prosessin kannalta vai vaatiiko ohjelmisto sen toimiakseen? Usein rohkeus tähän tarkasteluun löytyy uudelta johtajalta tai toimintaympäristön muutoksen seurauksena. Kaikilla organisaation jäsenillä tulisi olla vastuu ja oikeus tarkastella työhönsä liittyviä prosesseja.
Softwavella olemme ratkaisseet asiakkaiden tiedolla johtamisen tarpeita jo vuosia Opiferus®-tuoteperheen ratkaisuillamme. Kokemuksemme mukaan tätä tarvetta ei voi täydellisesti ratkaista, ellei prosesseja ole rakennettu tukemaan tavoitteita ja johtamista. Ohjelmisto voi tuoda prosessiin uusia toimintoja, joita ei aiemmin organisaatiossa ole voitu toteuttaa tai niiden toteutus on ontunut. Näin tapahtuessa tavoitteena on aina tähdätä organisaation prosessin tukemiseen.
Ajankohtainen esimerkki; Talousarvion tekeminen ei ole vain kuntalaissa määritelty pakko, vaan se on johtamisen väline kohti tavoitteita. Prosessin tehostamista ei ole se, että talousarvion laatii talousjohtaja yhdessä taloustiimin kanssa edellisen vuoden lukuja prosentuaalisesti korottamalla, eikä viime hetken manuaaliset muutokset eri tiedostoihin. Tehostamista on se, että budjetointi jalkautetaan toimialoille, ja talousarvion kokonaisuus rakentuu mm. henkilöstöresurssien todellisista määristä ja kustannuksista. Taloussuunnittelujärjestelmän kuuluu poistaa kaikki turha ja kirkastaa taloussuunnittelun tavoite. Sen tehtävä on tarjota käyttäjille budjetointia helpottavia toimintoja ja näkymiä. Ohjelmistotoimittajan on kyettävä hahmottamaan toimittamansa ohjelmiston rooli taloushallinnon kokonaisuudessa, eli varmistaa tiedon tuottaminen seuraavia vaiheita varten.