Kun kunnissa ja muissa julkisissa organisaatioissa uudistetaan henkilöstöhallinnon käytäntöjä, on tietojärjestelmien arkkitehtuurilla suuri merkitys. Kokonaisarkkitehtuuri kuvaa, miten järjestelmät rakentuvat ja toimivat yhdessä. Suurissa organisaatioissa tärkeintä on, että osat tukevat toisiaan ja arjen työ sujuu ilman turhaa kitkaa.
HR-ratkaisuissa valinta on usein ollut kahden välillä: kokonaisjärjestelmä, joka kattaa paljon mutta jää keskinkertaiseksi yksittäisissä toiminnoissa, tai erillisratkaisut, joissa kukin on vahva omalla alueellaan, mutta tieto ei liiku niiden välillä. Toimivalla kokonaisarkkitehtuurilla ja integraatioilla nämä rajoitteet voidaan ratkaista, ja HR saa sekä yhtenäisen kokonaisuuden että parhaat ratkaisut eri tarpeisiin.
Integraatiot ja luotettavuus ratkaisevat
Hyvä ohjelmistoarkkitehtuuri ei ole kasa irrallisia ratkaisuja, vaan harkittu kokonaisuus, jossa moduulit toimivat yhteen. Kun integraatiot ovat kunnossa, tieto kulkee ja järjestelmä skaalautuu tarpeiden mukaan. Julkisella sektorilla tämä tarkoittaa ennen kaikkea toimintavarmuutta ja tietoturvaa.
Moni hallinnollinen tehtävä voidaan automatisoida: rekrytoinnin vaiheet, perehdytyksen seuranta, raportointi ja muut rutiinit hoituvat sujuvasti ja hallitusti, jolloin HR voi keskittyä tärkeämpiin asioihin – työhyvinvointiin, johtamiseen ja kulttuurin kehittämiseen.
Tekoäly tukemassa henkilöstöhallintoa
Tulevaisuudessa odotukset kasvavat: integroidut alustat, tekoälyn hyödyntäminen ja tiukemmat tietoturvavaatimukset. Näihin voi vastata vain joustavalla arkkitehtuurilla.
Tekoälyn tehtävä on tukea käyttäjää päätöksenteossa, ei korvata HR:n harkintaa. Kunnille ja hyvinvointialueille tämä tarkoittaa, että tekoäly nopeuttaa prosesseja ja tuo analytiikkaa päätösten tueksi, mutta kontrolli pysyy aina ihmisellä.
Mitä tämä merkitsee julkiselle sektorille?
- Vähemmän manuaalista hallintotyötä, enemmän aikaa ihmisille
- Yhtenäinen järjestelmä, joka kasvaa ja mukautuu tarpeiden mukana
- Sisäänrakennettu tietoturva ja jäljitettävyys
- Tekoälyn tuki silloin, kun siitä on aidosti hyötyä
Kun ohjelmistoarkkitehtuuri suunnitellaan julkisen sektorin tarpeet huomioiden, HR-järjestelmistä tulee luotettava kumppani, ei hallittava taakka. Pitkä kokemuksemme suomalaisen julkisen sektorin – erityisesti kuntasektorin – tukena osoittaa, että oikein rakennettu kokonaisuus vapauttaa aikaa panostaa ihmisiin.