Ajan myötä prosesseihin ja käytäntöihin kertyy monimutkaisuuksia ja poikkeamia. Järjestelmien uusiminen pakottaa parhaimmillaan yksinkertaistamaan ja automatisoimaan prosesseja.
Kun järjestelmän uusiminen on ajankohtaista, kannattaa aloittaa alusta. Miettiä rohkeasti mitä tarvitaan, etsiä uusia ideoita ja hakea markkinoilta ratkaisuja, jotka tehostavat omaa toimintaa. Ei siis hankita uutta samanlaista järjestelmää tai tyydytä ratkaisuun, jonka saisi kilpailuttamatta.
In-house -hankinnat eivät aina johda parhaaseen lopputulokseen. Asioita on tarkasteltava tapauskohtaisesti ja mietittävä tarkkaan mitä halutaan ja mikä on strategian mukainen tavoite. Kilpailutus haastaa miettimään mitä ollaan ostamassa. Lisäksi kilpailuttamalla on mahdollisuus saada paremmin omia yksilöllisiä tarpeita huomioiva järjestelmä.
Modernin järjestelmän lisäämä läpinäkyvyys tuo toimintaan uusia näkökulmia ja faktoihin perustuvaa kyvykkyyttä priorisoida tehtäviä. Automatiikkaa voidaan hyödyntää niin päätösten valmistelussa kuin päätöksenteossakin.
Sopivin järjestelmä kilpailukykyiseen hintaan
Kaikkea ei kannata tehdä itse. Kannattaa valita sellainen järjestelmäkumppani, joka tuntee toimialan, pystyy tarjoamaan prosesseihin toimivan ratkaisun, sekä on halukas ja kyvykäs kehittämään toimintaa yhdessä. Tässä kumppani eroaa järjestelmätoimittajasta.
Tarjouspyyntövaiheessa ei ole järkevää resurssien käyttöä määritellä sadoittain yksittäisiä vaatimuksia, jotka koskevat järjestelmän ei-keskeisiä ominaisuuksia. Usein vaaditaankin rohkeutta karsia pakollisia vaatimuksia ja luottaa referenssien voimaan. Mutta tämä edellyttää sitä, että on määritelty tärkeimmät prosessit ja niiden toiminnot, joihin valittavan järjestelmän toimintaa voidaan verrata.
Markkinavuoropuhelulla edesautetaan hankinnan onnistumista, etenkin, jos tarkoituksena on kokeilla jotain uutta innovatiivista ratkaisua, totutusta poikkeavaa hankintamenettelyä tai uudenlaisia valintakriteerejä. Myös sopivan kilpailutusmenetelmän valinta on tärkeää; liian vähän käytetään neuvottelumenettelyä ja muita ketterämpiä kilpailutuksen muotoja. Keskustelemalla toimittajien kanssa etukäteen saadaan parempia tarjouksia ja vältytään yllätyksiltä prosessin loppuvaiheissa.